Podání katastrálnímu úřadu a obecně orgánům veřejné správy je možné činit i v elektronické podobě. Platí však některá pravidla, která je nutné dodržet. Tato problematika úzce souvisí s elektronickými podpisy. V některých případech se však lze obejít i bez něj.
Elektronický podpis
Elektronický podpis je prostředek, který nahrazuje vlastnoruční podpis, popř. vlastnoruční ověřený podpis. Více o technických aspektech např. v článku na wikipedii. Pro účely komunikace se státními orgány se rozlišují dva druhy elektronických podpisů:
- Uznávaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu
- Kvalifikovaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu a vytvořený pomocí kvalifikovaného prostředku (čipu nebo tokenu)
Kvalifikované certifikáty vydávají certifikační autority. Jednou z nich je např. PostSignum. Kompletní seznam uvádí Digitální a informační agentura. Fyzické a právnické osoby mohou používat oba druhy podpisů. Tzv. veřejnoprávní podepisující (státní orgány, územní samosprávné celky, jimi zřízené právnické osoby apod.) musí podepisovat kvalifikovaným elektronickým podpisem a navíc připojovat i kvalifikované časové razítko.
Procesní úkon
Procesním úkonem je obecně podání, kterým se účastník obrací na správní orgán. V případě katastrálního úřadu to bude např. podání návrhu na vklad, ohlášení změny údajů o pozemku, návrhu na opravu chyby apod. Všechna tato podání lze při dodržení několika pravidel učinit v elektronické podobě. Zcela zásadní je rozlišení toho, zda je podání zasláno z vlastní datové schránky, cizí datové schránky, popř. emailem. U podání zaslaného z vlastní datové datové schránky se uplatní tzv. fikce podpisu podle § 18 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi. Pokud je však podání podepsáno elektronickým podpisem, musí se jednat o správný typ podpisu (uznávaný nebo kvalifikovaný). Pokud je podání státnímu orgánu zasláno z cizí datové schránky nebo emailem, je nutný podpis vždy.
| podání z vlastní datové schránky účastníka | podání z cizí datové schránky nebo emailem |
|---|---|
| vytvoří se dokument v elektronické podobě a převede do PDF (Pozor, ne naskenováním papírového dokumentu s vlastnoručním podpisem!) | vytvoří se dokument v elektronické podobě a převede do PDF (Pozor, ne naskenováním papírového dokumentu s vlastnoručním podpisem!) |
| dokument není třeba elektronicky podepisovat – uplatní se fikce podpisu | dokument se opatří uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem |
| dokument se odešle z vlastní datové schránky do datové schránky úřadu | dokument se odešle z cizí datové schránky nebo emailem na podatelnu úřadu |
Pro tyto účely je za vlastní datovou schránku považována i datová schránka podnikající fyzické osoby. Naproti tomu podáním z cizí datové schránky je např. to, které by učinil vlastník nemovitosti z datové schránky společnosti, v níž je jednatelem.
Listiny pro zápis práv
Fikci podpisu nelze uplatňovat na soukromoprávní listiny, tj. listiny listiny určené pro zápis práv do katastru. Typicky se bude jednat o kupní smlouvu, darovací smlouvu, apod. Taková listina musí být vždy opatřena uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem. Tento požadavek vyplývá z § 7 odst. 1 zákona č. 256/2013 Sb. (katastrální zákon). Odst. 2 tohoto ustanovení dále požaduje, aby podpisy byly úředně ověřeny, nebo byla prokázána jejich pravost.
Úřední ověření podpisu se provádí podle § 6 odst. 1 písm. a) a b) a § 6 odst. 2 zákona č. 12/2020, o právu na digitální služby. Nejobvyklejší je postup podle odst. 2: uznávaný podpis se považuje za ověřený pokud:
- podepisující osoba prostřednictvím Portálu občana uloží informaci o svém kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis do registru obyvatel a katastrální úřad tuto skutečnost ověří, nebo
- podepisující osoba má číslo osobního dokladu zapsáno v certifikátu
V případě, že elektronický podpis není možné ověřit, přistupuje se k prokázání pravosti podpisu. Pravost podpisu fyzické osoby je prokázána, když kvalifikovaný certifikát obsahuje jméno, příjmení a identifikátor MPSV podepisujícího. Druhou možností je, že podepisující osoba uzná svůj podpis za pravý přímo na úřadu.
U právnických osob je pravost podpisu prokázána pokud:
- právnická osoba potvrdila, že datům pro ověřování elektronických podpisů obsažených v certifikátu, o jehož vydání pro svého zaměstnance požádala, odpovídají data pro vytváření elektronických podpisů, které používá jejich zaměstnanec, a předložila doklad o oprávnění této osoby jednat, nebo
- kvalifikovaný certifikát obsahuje jméno a příjmení osoby a informaci o tom, že tato osoba je statutárním orgánem právnické osoby, nebo
- podepisující fyzická doložila oprávnění jednat za právnickou osobu a zároveň její kvalifikovaný certifikát obsahuje jméno a příjmení podepisující osoby a identifikátor MPSV
Konvertované listiny
Výše uvedené se vztahuje na listiny, které vznikly v elektronické podobě. Do elektronické podoby lze ale převést i listiny, které se všemi náležitostmi vznikly v podobě analogové (tj. na papíře s vlastnoručními podpisy). Takové listiny musí projít konverzí. Autorizovaná konverze se provádí podle § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. K tomuto úkonu jsou oprávněni advokáti a kontaktní místa veřejné správy (CzechPoint) a spočívá v naskenování dokumentu a jeho opatření konverzní doložkou. Konverzní doložka mimo jiné obsahuje i kvalifikovaný elektronický podpis a kvalifikované časové razítko. Takto převedenou listinu je potom možné použít jako vkladovou listinu pro zápis práv do katastru. Konverze není možná u geometrického plánu (§ 24 odst. 4 písm. b) zákona č. 300/2008 Sb.).
HLAVNÍ BODY:
- procesní podání i listiny pro zápis práv lze katastrálnímu úřadu předkládat v elektronické podobě
- procesní podání zaslané z vlastní datové schránky nemusí být podepsané, uplatní se fikce podpisu
- soukromé listiny musí být vždy opatřené uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem
